Mapparna som ger e-posten struktur

Ett sätt att hantera inflödet är att fundera på vad en *vet* är viktigt och vad en *vet* är mindre viktigt och låta tekniken automatiskt hantera de mail som faller i någon av de båda kategorierna. Automationen handlar om att använda filterfunktioner i både e-postprogram och på e-postserver för att flytta inkommande mejl till en specifik mapp eller använda en smart mapp för att visa ett urval av det som finns i min inkorg.

Inkorgen är inte ett arkiv. Det är en av de viktiga principer jag lyfter fram när jag föreläser om e-post på Workhack. Det finns flera anledningar till varför inte låta avklarade mejl skvalpa kvar i inkorgen. Inte minst överblick, att med ett snabbt ögonkast kunna få en känsla av vad som återstår att göra. Med massor av gammal e-post i inkorgen försvinner den möjligheten.

Men om inkorgen inte ska vara arkivet krävs ett annat arkiv. “Vilka mappar behöver jag?” är en vanlig fråga. Efter tycke, smak och behov, brukar jag svara. Om en använder ett e-postprogram eller mejltjänst med bra sökfunktion funkar det ofta alldeles utmärkt att bara ösa ner allt i en och samma arkivmapp och sen använda sökfunktionen för att hitta det en letar efter. Andra föredrar en mer komplex mappstruktur med mappar för enskilda projekt och kontakter. Det kan funka också. Själv kör jag en hybrid: Specifika mappar för de uppdragsgivare jag jobbar allra mest åt, ett stort arkiv för resten.

Det är att man arkiverar sin e-post som är det viktiga. Inte hur.

Där mapparna däremot kan spela en väldigt stor roll är i gallringen av inkommande e-post. Här kan ett smart system göra stor skillnad för hur hanterlig e-postskörden känns.

Ambitionen är att automatiskt vaska fram det som är viktigt och att lyfta undan det som är mindre viktigt. Och det som faller mellan de båda stolarna får en hantera för hand.

Ett prioriterat angreppssätt #

Om all inkommande e-post hamnar i inkorgen, utan någon form av automatisk gallring finns tre huvudsakliga sätt att ta sig an det hela: Börja med det senaste mejlet och jobba sig bakåt, börja med det senaste och jobba sig framåt eller sortera efter avsändare och ta sig an de viktigaste kontakterna först.

Det senare alternativet är min rekommendation för den som varit borta för e-posten så länge att det hunnit samlas massor av inkommande post på hög. En sortering efter avsändare istället för i kronologi gör att det går snabbare att hitta det som är viktigt.

Så varför inte automatisera den processen? Låt e-postprogrammet automatiskt gallra fram de avsändare som är viktiga för dig1.

Ett sätt att hantera inflödet är att fundera på vad en vet är viktigt och vad en vet är mindre viktigt och låta tekniken automatiskt hantera de mail som faller i någon av de båda kategorierna. Automationen handlar om att använda filterfunktioner i både e-postprogram och på e-postserver för att flytta inkommande mejl till en specifik mapp eller använda en smart mapp2 för att visa ett urval av det som finns i min inkorg. Vi börjar med det viktiga.

Vad är viktigt? #

Svaret beror givetvis på vem som ställer frågan, men jag tror inte att variationen är särskilt stor. För mig är följande kategorier de som är viktiga:

• Ett antal kända avsändare. Uppdragsgivare som jag ofta jobbar åt och familj, släkt och vänner. När jag öppnar mitt e-postprogram är det e-post från dem jag vill kolla allra först. En smart mapp för jobbkontakter och en smart mapp för släkt och vänner.
• Svar på e-post jag själv har skickat. Här kan avsändaren vara vem som helst, men eftersom det är ett svar på ett mejl från mig är jag också intresserad av innehållet i det. En smart mapp som visar inkommande e-post som är svar på mejl jag själv har skickat.
• E-post från mig själv. Jag försöker in i det längsta att undvika att skicka mejl till mig själv, för att istället skriva upp saker direkt på att göra-listan eller lägga till länkar jag vill läsa i Instapaper. Men några gånger varje vecka skickar jag ändå mejl till mig själv. Smart mapp där det är mina egna e-postadresser som används som urvalkriterium.

Vad är mindre viktigt? #

I den här kategorin hamnar i huvudsak e-post där avsändaren är en dator. Det är nyhetsbrev, reklamutskick och annat. Saker som det inte spelar någon roll när jag läser, men som jag vill slänga ett öga på när jag hinner. Två typer av avsändare: Kända och okända.

• De kända avsändarna är i första hand en handfull tjänster som på olika sätt gör nyhetssammanfattningar. Suveräna Nuzzel är ett exempel. Filter som letar efter specifika avsändaradresser och egen mapp på servern dit mejlen flyttas3.
• De okända avsändarna är diverse nätbutiker jag är återkommande kund hos och så vidare. Det innebär att det inte bara är helt okända avsändare här, men en tillräckligt spretig samling för att jag inte ska orka skapa specifika filterregler för dem en och en. Istället är de här filtren baserade på ord som ofta förekommer i den här typen av utskick, typ unsubscribe och avbryt prenumeration. Filter som letar efter de orden och en egen mapp på servern dit de flyttas.

Det som varken är viktigt eller oviktigt #

Kvar har jag nu den e-post som jag på förhand inte kan avgöra om den är viktig eller mindre viktig. Den ligger kvar i inkorgen tillsammans med det som jag vet är viktigt och jag tar mig an den när jag hinner, någon gång varje dag.

Först läser jag och agerar på det som dykt upp i de smarta mapparna. Svarar, skapar att göra-uppgifter och sen flyttar till rätt arkivmapp. Därefter hoppar jag ner i den faktiska inkorgen, och kvar där finns då det som inte var viktigt och dök upp i någon av de smarta mapparna men inte heller kunde klassificeras som mindre viktigt och automatiskt flyttats undan av e-postservern.

Smart mapp eller filter på servern? #

En viktig grundprincip som är värd att poängtera: Bara den e-post som jag på förhand vet är mindre viktig låter jag e-postservern stoppa i en annan mapp än inkorgen. Allt annat, det som jag vet är viktigt eller det som jag på förhand inte vet i vilken kategori det hör hemma, får ligga kvar i den “fysiska” inkorgen på servern.

Anledningen till det här upplägget är att jag inte bara använder min dator för att kolla e-post utan även mobiltelefon och surfplatta. Där finns inte samma möjligheter att använda smarta mappar för att göra en virtuell sortering av det som ligger i inkorgen. Istället får jag läsa allt som ligger där. Men genom att då flytta undan nyhetsbrev och reklamutskick till andra mappar blir sånt som är viktigt eller sånt jag på förhand inte kan gissa om det är viktigt eller oviktigt som ligger kvar i inkorgen och därmed är vad jag ser när jag använder mobiltelefonen för att kolla e-posten.

Att hitta svar på mejl jag skickat #

En av de smarta mapparna kan kräva en särskild förklaring: Den som innehåller svar på e-post jag själv har skickat. Hur kan jag låta e-postprogrammet hitta dem mejlen i min inkorg?

Genom att leta efter mejl som har thoresson.net (det domännamn jag använder för min mejl) i en in-reply-to-header.

Ett mejl innehåller dels den text vi som människor läser. Men bakom kulisserna finns också en massa information som datorerna på nätet använder, bland annat för att se till att e-post kommer fram till rätt mottagare. Den här informationen finns i mejlets så kallade header – och en typ är alltså uppgifter om vems mejl ett nytt meddelande är svar på.

Genom att låta mitt e-postprogram4 leta efter in-reply-to-headern och om den finns se om den innehåller thoresson.net kan det alltså hitta e-post som är svar till mig och visa dem i en smart mapp.

Fler tips #

Patrik Fältström, internetexpert med en mejlskörd som vida överstiger min, har skrivit två bra blogginlägg om hur han tar sig an 10000-15000 mejl i månaden: How I manage my email och How I run email – Updated version.

[et_bloom_inline optin_id=optin_9]

1. Ett alternativ här är givetvis att använda Googles Gmail som har algoritmer som successivt lär sig vilka kontakter som är viktiga och stoppar dem i en särskild mapp. Jag vet många som är nöjda med den funktionen, men själv har jag aldrig känt mig bekväm med Gmail och därmed inte heller med tjänstens prioriterade inbox. ↩
2. En smart mapp går att jämföra med en sökning. Den har två beståndsdelar: En eller flera söktermer och en eller flera mappar där sökningen utförs. Ett typexempel är att leta efter alla mejl från en viss avsändare i inkorgen. Finessen är att det då räcker med en titt i den smarta mappen för att se om något mejl från den kontakten har kommit. Och ofta krävs inte ens en titt i mappen, de flesta e-postprogram kan indikera att det finns ett eller flera olästa mejl i en smart mapp genom att visa en siffra. De smarta mapparna finns bara i e-postprogrammet, medan de filter som finns på servern faktiskt flyttar e-post till en annan mapp än inkorgen. ↩
3. Mitt e-postsystem är baserad på e-postprotokollet IMAP4. Det innebär att all min e-post finns lagrad på min e-postserver. Därmed kan jag komma åt den oavsett vilken pryl jag befinner mig vid för tillfället. Dator, telefon, surfplatta funkar lika bra som en lånad dator där jag använder webbgränssnittet hos min e-posttjänst. ↩
4. Jag använder Mailmate på Mac, men liknande filterfunktioner finns i andra program också. ↩